Assistente Administrativo (UNODC)

Descrição da Vaga

Esta vaga está localizada no Escritório de Programas de Moçambique (POMOZ), Escritório Regional para a África Austral (ROSAF), Divisão de Operações (DO), Escritório das Nações Unidas sobre Drogas e Crime (UNODC), com sede em Maputo, Moçambique. O(A) Assistente Administrativo(a) trabalhará sob a orientação geral do(a) Representante Regional e a supervisão direta do(a) Chefe do Escritório de Programas em Moçambique. Para mais informações sobre o UNODC, visite www.unodc.org.

Responsabilidades do Assistente Administrativo UNODC

Dentro da alçada que lhe for atribuída, o Assistente Administrativo será responsável pelas seguintes tarefas específicas:

• Preparar, processar e acompanhar os trâmites e formulários administrativos relacionados às viagens oficiais dos funcionários.

• Pesquisar, compilar e resumir materiais de apoio para a elaboração de relatórios, notas informativas, discursos, etc.

• Manter calendários/agendas; monitorar alterações e comunicar informações relevantes ao Chefe do Escritório ou redigir respostas a uma ampla gama de correspondências e outras comunicações; utilizar um processador de texto padrão para produzir uma grande variedade de documentos e relatórios extensos e complexos; preparar e processar informações confidenciais.

• Manter arquivos de normas, regulamentos, instruções administrativas e outros documentos relacionados; auxiliar no desenvolvimento de sistemas e procedimentos administrativos do escritório.

• Manter atualizados os arquivos da unidade de trabalho (tanto em papel quanto eletrônicos).

• Redigir diversos tipos de correspondências, preparar, digitar e editar documentos, incluindo cartas, memorandos, faturas e relatórios, criar e manter sistemas de arquivamento eletrônicos e em papel e gerenciar e atualizar bancos de dados relevantes, conforme necessário.

• Solicitar e manter o estoque de materiais de escritório, gerenciar equipamentos de escritório e providenciar reparos, além de supervisionar, atribuir e revisar o trabalho de funcionários menos experientes.

• Calcula os custos de transporte (aéreo, ferroviário, rodoviário), incluindo solicitações de valor fixo com tempo de viagem e franquia de bagagem para funcionários e dependentes; preenche e aprova solicitações de viagem no Umoja com o valor máximo a que a agência de viagens tem direito, a base tarifária e o custo total de transporte que não deve ser excedido pela agência de viagens;

• Cria ordens de compra da LVA no Umoja para envio ao responsável pela certificação;

• Auxilia na coleta e análise de dados, bem como na preparação de apresentações e relatórios de dados para compartilhamento de informações, resposta a consultas, gestão do conhecimento, planejamento e tomada de decisões;

• Auxilia na visualização e atualização de materiais informativos, como páginas da web ou brochuras;

• Executa outras tarefas relacionadas ao trabalho, conforme atribuídas.

Competências

• PROFISSIONALISMO: Possui conhecimento das políticas, processos e procedimentos de compras em geral e, em particular, daqueles relacionados à aquisição de suprimentos e serviços. Possui conhecimento das normas e regulamentos financeiros e capacidade de pesquisar e coletar informações de diversas fontes padrão, aplicando bom senso no contexto das tarefas atribuídas.

Possui capacidade de realizar análises, modelagem e interpretação de dados para apoiar a tomada de decisões. Demonstra orgulho do trabalho e das conquistas; demonstra competência profissional e domínio do assunto; é consciencioso e eficiente no cumprimento de compromissos, no respeito a prazos e na obtenção de resultados; é motivado por preocupações profissionais, e não pessoais; demonstra persistência ao enfrentar problemas ou desafios difíceis; mantém a calma em situações estressantes. Compromisso com a implementação da meta de igualdade de gênero, garantindo a participação igualitária e o pleno envolvimento de mulheres e homens em todos os aspectos do trabalho.

• TRABALHO EM EQUIPE: Trabalha em colaboração com os colegas para alcançar os objetivos organizacionais; solicita contribuições, valorizando genuinamente as ideias e a experiência dos outros; está disposto a aprender com os outros; prioriza a agenda da equipe em detrimento da agenda pessoal;

• PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO: Apoia e age de acordo com a decisão final do grupo, mesmo quando tais decisões não refletem totalmente sua própria posição; compartilha o crédito pelas conquistas da equipe e aceita a responsabilidade conjunta pelas falhas da equipe.

• PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO: Desenvolve metas claras que sejam consistentes com as estratégias acordadas; identifica atividades e tarefas prioritárias; ajusta as prioridades conforme necessário; aloca a quantidade adequada de tempo e recursos para a conclusão do trabalho; prevê riscos e considera contingências no planejamento; monitora e ajusta planos e ações conforme necessário; utiliza o tempo de forma eficiente.

Educação

• É necessário possuir diploma de ensino médio ou equivalente.

Experiência profissional

É necessário um mínimo de cinco anos de experiência em serviços administrativos ou área afim. O número mínimo de anos de experiência relevante é reduzido para três para candidatos com formação universitária de primeiro nível ou superior. É necessário ter experiência com um sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). É necessário ter experiência com aplicativos de computador avançados (MS Word, Excel, PowerPoint, Internet, e-mail, etc.). É desejável ter experiência com SAP e/ou outras plataformas das Nações Unidas, como Umoja, Inspira ou similares. É desejável ter experiência com normas e regulamentos financeiros internacionais ou da ONU e com políticas orçamentárias.

É desejável ter experiência com processos e gestão de recursos humanos em um contexto internacional. É desejável ter experiência na organização de reuniões, retiros, conferências e eventos, garantindo uma logística eficiente e canais de comunicação claros entre todas as partes envolvidas. É desejável ter experiência profissional no sistema das Nações Unidas ou em organização internacional similar.

Línguas

• O inglês e o francês são os idiomas de trabalho do Secretariado das Nações Unidas. Para esta vaga, é necessário o domínio do inglês e do francês