Assistente Administrativo (OIM)

Descrição da Vaga

Fundada em 1951, a OIM é uma organização relacionada às Nações Unidas e, como principal agência da ONU na área de migração, trabalha em estreita colaboração com parceiros governamentais, intergovernamentais e não governamentais. A OIM dedica-se a promover a migração humana e ordenada para o benefício de todos. Para isso, presta serviços e oferece consultoria a governos e migrantes.

A UIOM Moçambique possui um portfólio consolidado de Resiliência Comunitária e Consolidação da Paz (RCP) que fortalece a capacidade das comunidades de mitigar os efeitos negativos de conflitos violentos. As atividades deste portfólio promovem a coesão social por meio do apoio à sociedade civil, atividades de geração de renda, melhorias na infraestrutura lideradas pela comunidade e apoio ao Governo de Moçambique na implementação de políticas e estratégias relacionadas à paz e à estabilidade. As atividades estão sendo implementadas em diversas comunidades e distritos e exigirão um apoio operacional significativo.

Sob a supervisão geral do Gerente Nacional do Programa de Consolidação da Paz, em estreita coordenação com o Chefe do Escritório Regional e a Unidade de Gestão de Recursos, e sob a supervisão direta do Oficial Nacional de Projetos (CRP) em Pemba, Moçambique, o candidato selecionado será responsável por executar as atividades administrativas e financeiras no âmbito do portfólio de Comunidade, Resiliência e Consolidação da Paz (CRP).
Responsabilidades do Assistente Administrativo

Responsabilidades e atribuições

1. Apoiar as atividades administrativas, financeiras e operacionais em estreita colaboração com os Gestores de Projeto do CRP e o Gabinete de Finanças e Logística;
2. Em estreita coordenação com as áreas de Finanças e Logística e outros colegas relevantes, monitorar o orçamento e as despesas financeiras dos portfólios pertinentes dentro da área de atuação, bem como todos os procedimentos administrativos, em conformidade com o plano de trabalho, e alertar o Gerente de Programa responsável sobre déficits e excessos de gastos.
3. Processar todos os Formulários de Requisição de Compra (PRFs), incluindo o envio às unidades relevantes para aprovação, o rastreamento dos PRFs e a manutenção do banco de dados de rastreamento.
4. Manter contato com a unidade de Compras e Logística da OIM para acompanhar a aquisição de materiais, o transporte e a entrega aos escritórios de campo em tempo hábil.
5. Informe o Gerente do Programa sobre quaisquer desvios em relação ao plano e proponha os ajustes necessários.
6. Coordenar com os departamentos de Recursos Humanos e Finanças a elaboração de documentação relacionada a pessoal, recrutamento, folhas de ponto, etc.;
7. Manter um sistema eficaz de controle do estoque do CRP, sistema de arquivamento de documentos do projeto, cartas, memorandos, etc.
8. Executar outras tarefas que lhe forem atribuídas.

QUALIFICAÇÕES

Qualificações e experiência necessárias

Educação

• Diploma do ensino médio com cinco anos de experiência relevante; ou,
• Licenciatura em administração de empresas ou áreas afins, obtida em instituição acreditada, com três anos de experiência profissional relevante.

Experiência

• Domínio de aplicativos do Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint, e-mail e Outlook; experiência prévia em SAP é uma grande vantagem;
• Atenção aos detalhes, capacidade de organizar a documentação de forma metódica;
• Experiência prévia de trabalho com organizações humanitárias internacionais, instituições/organizações governamentais ou não governamentais em um ambiente multicultural é uma vantagem.
• Possui bom conhecimento de administração e implementação de projetos, além de experiência em operações humanitárias de emergência, incluindo na área de resiliência comunitária e consolidação da paz.

Habilidades

• Boas habilidades de comunicação e trabalho em equipe.
• Compromisso pessoal e alto nível de integridade.
• Capacidade de trabalhar de forma eficaz e harmoniosa com colegas de diferentes culturas e formações profissionais.
• Capacidade de trabalhar de forma independente com supervisão mínima.
• Capacidade de lidar com pressão.
• Excelentes habilidades de comunicação.
• Domínio do pacote Microsoft Office.