Motorista Administrativo (Pathfinder International)

Descrição da Vaga

Objectivo da Posição

1. Responsável por assegurar a condução, manutenção e segurança de viaturas da Pathfinder International, transporte de bens e pessoas com segurança, eficácia e qualidade desejada.
2. Fazer a verificação e contagem periódica (surpresa) do material de Armazém
3. Suporte a equipa de procurement e Administração

Principais Responsabilidades do Motorista Administrativo

ADMINISTRAÇÃO – I & FINANÇAS

• Fazer a gestão de expediente (correspondência externa em coordenação com os diversos Departamentos)
• Apoiar nos expedientes de bancos (depósitos e comprovativos de operações) sempre que for solicitado pela equipa de finanças;

ADMINISTRAÇÃO – II FROTA

•  Seguir rigorosamente as normas de transporte da Pathfinder International.
•  Responsável por assegurar que as politicas e procedimentos de segurança dos veículos da Pathfinder International sejam seguidos pelos passageiros.
•  Transportar o pessoal autorizado com segurança.
•  Verificar se os documentos da viatura estão sempre em ordem, e comunicar ao supervisor caso contrário.
•  Respeitar as normas de segurança e os limites de velocidade estabelecidos pela Organização;
• Cumprir todas as regras do código de estrada em vigor.
• Atender a todas as necessidades de transporte de acordo com o programa atribuído num período razoável e pela via mais curta;
• Prestar o cuidado de higiene e segurança do carro;
•  Controlar os níveis de óleo do motor, bateria, combustível todas as manhãs antes de iniciar o expediente;
•  Informar ao superior imediato ou supervisor de transporte sobre a renovação dos manifestos três semanas antes do vencimento;
• Comunicar com antecedência ao supervisor a aproximação do momento de revisão da viatura alocada;
•  Regista todas as viagens no livro de bordo do veículo ou mapa indicado para o efeito
• Garantir a segurança do pessoal e dos visitantes conduzindo em segurança;
• Certificar-se que os veículos têm sempre combustível suficiente, gerir os cartões de combustível dos veículos e manter um registo adequado das viagens efetuadas,
• Confirmar o uso do cartão e conciliar as faturas de combustível antes de enviar para o pagamento;
• Certificar-se que os veículos estão em bom estado de funcionamento, verificar regularmente os faróis, travões, pressão dos pneus, óleo, bateria, radiador e reportar quaisquer defeitos ao supervisor;
• Fazer viagens seguindo o percurso mais curto possível e evitar desvios desnecessários e desvios múltiplos de forma a reduzir a quilometragem e fazer melhor a gestão de tempo;
• Seguir os procedimentos adequados em caso de acidente, notificar imediatamente o supervisor e assistir se necessário;
• Em estreita ligação com o supervisor, certificar-se que qualquer manutenção necessária é realizada por pontos de venda respeitáveis;
• Ter boas maneiras e cumprir com as normas de condução aplicáveis, parar apenas onde for seguro fazê-lo;
• Evitar a utilização de veículos para deslocações pessoais por si ou por outro pessoal, considerando a sua proibição;
• Recolher e entregar encomendas,
• Executa outras tarefas atribuídas pelo superior imediato.

ADMINISTRAÇÃO – II & LOGISTICA

• Verificar a Ficha de registo de entradas e saídas de Itens do Armazém
• Fazer a contagem de itens do Armazém (numa base mensal ou trimestral)
• Verificar a limpeza do Armazém e reportar em caso de necessidade de limpeza,
• Apoiar na recepção de material,
• Fazer entrega do material e devolver as guias de entrega devidamente assinadas.

PROCUREMENT

• Servir de Ponte para troca de correspondência (documentos) entre a Equipa de Procurement da Pathfinder e os Fornecedores que não dispõem de meios de comunicação tecnológicos (e-mail);
• Fazer chegar aos fornecedores as RFQ’s físicas preparadas pela equipa de Procurement, e enviar de volta o scan das cotações emitidas pelos fornecedores em resposta às RFQ´s;
• Apoiar na identificação de novos fornecedores a nível dos Distritos sempre que solicitado para o efeito;
• Efectuar o levantamento de Bens/produtos adquiridos nos estabelecimentos dos fornecedores, em coordenação com o departamento de logística, garantindo que sejam sempre fiéis ao conteúdo da Ordem de Compra, guia de entrega e factura.
• Enviar para a equipa de Procurement as versões eletrónicas dos documentos dos fornecedores (cotações, facturas, guias de entregas e recibos), garantindo em simultâneo o arquivo físico dos mesmos para envio aos respectivos escritórios.
• Outras tarefas a serem definidas pelo supervisor.

Requisitos Básicos do Motorista Administrativo

• Décima classe;
• Pelo menos 5 anos de experiência trabalhando como motorista numa organização
• Capacidade de se relacionar com pessoas de diferentes nacionalidades e origens;
• Carta de condução profissional válida.
• Excelente visão dado ao tipo de tarefas que irá executar;
• Gozar de uma boa saúde dado ao tipo de tarefas que irá executar.
• Motivação e capacidade de trabalhar autonomamente;
• Capacidade para executar diversidade de tarefas relacionadas com as tarefas atribuídas;
• Comunicação escrita e falada em Português.
• Capacidade de fazer uma gestão ética, transparente e responsável dos recursos financeiros e administrativos, alinhados aos valores institucionais, assegurando conformidade com as normas internas e legislação aplicável.
• Observância rigorosa dos padrões de salvaguardas ambientais e sociais, promovendo a prevenção de riscos, o respeito aos direitos humanos, a inclusão social, a equidade de género e a mitigação de impactos adversos nas comunidades e no ambiente.