Administrador(a) de Escritório e Coordenador(a) de Intercâmbios

Descrição da Vaga

 O(A) Administrador(a) de escritório e Coordenador(a) do IVEP supervisionará e coordenará as atividades administrativas do programa MCC Moçambique no escritório da Beira. Ele(a) garantirá que a função administrativa seja executada dentro do prazo e apoiará a equipe técnica para melhorar a eficiência da execução do programa.

O(A) Administrador(a) será responsável pelo suporte administrativo e financeiro em colaboração com o(a) contador(a) do programa. Espera-se que ele(a) elabore relatórios precisos e em tempo hábil e forneça suporte operacional contínuo à equipe técnica do MCC. Paralelamente, supervisionará a implementação do programa IVEP & YEMAN em Moçambique. Trabalhará sob a supervisão do(a) Representante do País.

Qualificações:

1. Compromisso com os valores do MCC Moçambique
2. Mais de cinco anos de experiência em trabalhos relacionados à administração e finanças de uma ONG internacional.
3. É necessária experiência de trabalho em ambiente de ONGs internacionais.
4. Licenciatura em contabilidade, administração de empresas, finanças, serviço social ou áreas afins.
5. Nacional Moçambicano

Habilidades, conhecimentos e competências necessários:

1. Capacidade comprovada de construir relacionamentos com uma ampla variedade de pessoas de diferentes origens socioeconômicas, culturais e religiosas. Defesa dos princípios fundamentais da diversidade.
2. Excelente capacidade de comunicação escrita e oral em inglês e português.
3. Capacidade comprovada de acompanhar orçamentos de projetos, fluxo de caixa e desenvolver projeções orçamentárias.
4. Demonstra iniciativa, consegue trabalhar de forma independente dentro dos prazos, realiza várias tarefas simultaneamente e sabe quando pedir ajuda.
5. Conhecimento prático dos programas do Microsoft Office, incluindo Word e Excel, e conhecimento excepcional de softwares ou pacotes de contabilidade modernos.

   Supervisão

   Este cargo é supervisionado pelo Representante do país e a ele se reporta.

Principais funções:

• Oferecer treinamentos de integração e apoio ao desenvolvimento de capacidades.
• Auxiliar na organização de workshops e eventos de capacitação para os parceiros da MCC.
• Auxiliar o responsável pela logística do MCC Moçambique nas atividades de aquisição para o programa do país, em conformidade com as políticas de aquisição, e apoiar os parceiros nos seus processos de aquisição, sob a orientação do Representante do MCC Moçambique.
• Garantir o bom funcionamento dos escritórios da MCC Moçambique, gerenciando e monitorando as instalações e os serviços de apoio designados para assegurar sua operação e manutenção eficazes e eficientes; garantir a segurança e o funcionamento dos equipamentos.
• Monitorar e gerenciar o estoque de materiais de escritório, incluindo artigos de papelaria e outros consumíveis.
• Responsabilizar-se por todos os bens do escritório, incluindo garantir a segurança, gerenciar seguros, rastrear movimentações, atualizar regularmente o registro de bens e realizar verificações pontuais.
• Em colaboração com o responsável pela logística, assegurar que os procedimentos de aquisição e autorização sejam seguidos.
• Preparar solicitações de compra, ordens de compra e formulários de autorização de faturas quando necessário.
• Classificar orçamentos, faturas e solicitações de pagamento recebidas de fornecedores.
• Codificar faturas e obter autorização para pagamentos.
• Arquive todas as faturas, pagamentos e recibos.
• Coordenar os preparativos para reuniões, visitas, workshops e conferências relacionados ao programa.
• Organizar viagens e acomodações, incluindo fornecer dicas de viagem aos visitantes.
• Manter o arquivamento preciso de documentos eletrônicos e físicos, incluindo aqueles relacionados a recursos humanos.
• Supervisionar a equipe de limpeza e segurança no escritório de Chiang Mai.
• Apoio financeiro
• Preparar e revisar faturas e documentos comprobatórios.
• Preparar os planos de viagem e atividades em colaboração com a equipe técnica.
• Chamada para manifestação de interesse no programa IVEP e Iêmen (participante,
• Preparar-se para receber os beneficiários do IVEP/Iêmen e desenvolver um plano para o seu acolhimento.
• Participar em entrevistas com participantes do IVEP/Iémen.
• Ponto focal dos programas IVEP e Iêmen. Outras funções:
• Responsabilizar-se por todos os bens do escritório, incluindo garantir a segurança, gerir os seguros, rastrear as movimentações, atualizar regularmente o registo de bens e participar em verificações pontuais e revisões do programa no país.
• Conforme designado pelo representante do país.