Descrição da Vaga

Assistente Administrativo (PNUD)

Sob a orientação geral do Representante Residente Adjunto para Operações e a supervisão direta do Chefe de Administração, o Assistente Administrativo presta assistência e serviços de apoio conforme designado nas principais áreas funcionais da administração. O profissional demonstra uma abordagem orientada para o cliente, tato e capacidade de trabalhar com pessoas de diferentes
origens nacionais e culturais.

Sob a supervisão direta do Chefe de Administração, o titular do cargo desempenha as seguintes funções.

1. Assegurar um apoio eficaz à comunicação, focando-se na obtenção dos seguintes resultados:
• Recolher, classificar e facilitar a entrega de correspondência, malas, documentos e outras comunicações de e para outros Registos do PNUD. Manter registos e cópias conforme necessário. 
• Manter e organizar arquivos físicos e eletrónicos atualizados para fácil acesso e recuperação. Garantir a segurança de materiais confidenciais.
• Manter, desenvolver, avaliar e rever constantemente os arquivos do escritório e manter informações e materiais de referência de forma a permitir o armazenamento e recuperação de informações de forma fácil e rápida para o Escritório do País. 
• Facilitar o apoio eficaz à comunicação e à gestão da informação para o escritório. Apoio administrativo às atividades de relações externas.

2. Fornece suporte administrativo eficiente em viagens, com foco na obtenção dos seguintes resultados:
• Auxiliar o Assistente Administrativo em tarefas administrativas e de viagens. 
• Auxiliar na logística de viagens e reuniões do escritório, incluindo acomodações e outros aspectos logísticos para o PNUD no país.
• Acompanhar as viagens e garantir que os relatórios de viagem e os pedidos de reembolso sejam submetidos e verificados.

3. Presta apoio à manutenção do escritório e à gestão de ativos, com foco na obtenção dos seguintes resultados:
• Auxilia o responsável pelos ativos na gestão e rastreamento dos mesmos.
• Mantém registros de emissão de itens do almoxarifado, como papelaria, cadernos, equipamentos de comunicação, etc. Mantém o inventário dos ativos do escritório e seu armazenamento.
• Responsável pela gestão do estoque e dos equipamentos do escritório (garantir que o almoxarifado esteja sempre bem organizado e limpo e que os equipamentos de escritório sejam devidamente registrados antes de serem retirados do escritório);

4. Presta apoio administrativo, com foco na obtenção dos seguintes resultados:
• Garantir que o escritório esteja sempre limpo e organizado, coordenando com a equipe de limpeza para cobertura adequada durante ausências.
• Assistência administrativa e de secretariado em geral, conforme necessário. Prestar apoio administrativo e de recepção ao escritório.
• Auxiliar no acompanhamento das faturas recebidas dos prestadores de serviços, enviando as solicitações de pagamento à seção de Finanças e fornecendo feedback aos clientes.
• Responder e/ou encaminhar consultas à Unidade do PNUD apropriada para ação e/ou resposta oportuna.
• Substituir o(a) Assistente Administrativo(a) quando necessário.

O titular do cargo desempenha outras funções dentro do seu perfil funcional, conforme considerado necessário para o funcionamento eficiente do Escritório e da Organização.

Arranjo Institucional

O Assistente Administrativo atuará na Unidade Administrativa e trabalhará sob a orientação geral e supervisão direta do Chefe de Administração.

Competências Essenciais
para Alcançar Resultados:    
NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes e entrega trabalho de qualidade dentro do prazo.

Pensar de forma inovadora:  
NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é pragmático na resolução de problemas e promove melhorias.

Aprendizado contínuo:  
NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback.

Adaptar-se com Agilidade:    
NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida construtivamente com a ambiguidade/incerteza e é flexível.

Agir com Determinação:     
NÍVEL 1: Demonstra iniciativa e motivação, capaz de agir com calma diante da adversidade, confiante

Engajar e colaborar: 
NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão pelos outros, estabelece relações positivas.

Promover a Diversidade e a Inclusão:    
NÍVEL 1: Valorizar/respeitar as diferenças, estar ciente dos preconceitos inconscientes, combater a discriminação.

Competências transversais e técnicas 

Monitoramento    

• Capacidade de monitorar sistematicamente os resultados de estratégias, programas e atividades, visando garantir sua implementação eficaz; Capacidade de fornecer aos gestores e principais partes interessadas feedback e relatórios regulares sobre a consistência ou discrepância entre as atividades planejadas, a gestão do programa e os resultados.
• Capacidade de fazer julgamentos independentes sobre a gestão e os resultados de estratégias, programas e atividades com base em critérios e parâmetros de referência estabelecidos, levando em consideração as necessidades e preocupações do cliente, atual e futuro. 
• Conhecimento e compreensão de estruturas, conceitos, metodologias, sistemas, processos e ferramentas de monitoramento e avaliação. 
• Capacidade de fazer um julgamento independente com base em critérios e parâmetros estabelecidos. 
• Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente. 

Gestão de documentos e registros

• Gestão geral de documentos (físicos ou eletrônicos); política de registro e retenção, incluindo armazenamento e arquivamento.

Gestão de estoque  

• Capacidade de inspecionar, limpar, transformar e modelar dados com o objetivo de descobrir informações úteis, fundamentar conclusões e apoiar a tomada de decisões. 

Trabalhando com Evidências e Dados    

• Capacidade de inspecionar, limpar, transformar e modelar dados com o objetivo de descobrir informações úteis, fundamentar conclusões e apoiar a tomada de decisões.

Comunicação    

• Capacidade de comunicar de forma clara, concisa e inequívoca, tanto por escrito quanto verbalmente; de ​​adaptar as mensagens e escolher os métodos de comunicação de acordo com o público.
• Capacidade de gerenciar a comunicação interna e externa, por meio de mídia, redes sociais e outros canais apropriados.

Satisfação do Cliente/Gestão de Clientes 

• Capacidade de responder de forma oportuna e adequada, com senso de urgência, fornecer soluções consistentes e entregar resultados e/ou soluções de qualidade e dentro do prazo, para atender e compreender as reais necessidades dos clientes. 
• Contribuir para o desenvolvimento da estratégia de atendimento ao cliente. Buscar maneiras de agregar valor além das solicitações imediatas dos clientes. 
• Capacidade de antecipar as necessidades e preocupações futuras do cliente.

Requisitos mínimos de escolaridade:  É necessário ter concluído o ensino secundário. 

Anos mínimos de experiência profissional relevante:  Mínimo de 3 anos (com Ensino Médio completo) de experiência em tarefas administrativas. 
Habilidades necessárias  

• Experiência no uso de aplicativos de computador e pacotes de software (MS Word, Excel, etc.), bem como sistemas de gerenciamento baseados na web e sistema ERP/Quantum.
• Experiência em atendimento ao público e suporte administrativo. 

Habilidades desejadas

• Experiência em redação, apresentação e elaboração de relatórios.
• Experiência em agências internacionais de desenvolvimento, incluindo o PNUD/ONU/outras agências de desenvolvimento. 
• Experiência em lidar com tarefas administrativas 
• Experiência em organização de viagens

Idioma(s) necessário(s)     

• É necessário ter fluência em inglês e português.