Auxiliar Administrativo (FHI 360)

Descrição da Vaga

O(A) Assistente Administrativo(a) do EpiC GHS fornecerá suporte administrativo e auxílio na implementação das atividades. Será responsável por tarefas administrativas, incluindo organização de eventos da equipe técnica, providências de viagens e logística, relatórios de compras e finanças, além de auxiliar na elaboração de relatórios do programa. Garantirá que todas as funções do escritório – incluindo procedimentos de compras, transações financeiras, transferências bancárias e pagamentos – sejam executadas de forma eficiente e dentro do prazo. Esta posição se reporta principalmente ao(à) Coordenador(a) de Programa.

Responsabilidades :

• Prestar apoio à equipe técnica e de programas, incluindo tarefas administrativas como processamento de texto, arquivamento, agendamento e confirmação de compromissos, etc.
• Desenvolver e manter um sistema abrangente de arquivamento eletrônico e em papel.
• Interagir com a equipe de Serviços Empresariais (ES) do escritório nacional, especialmente com a equipe de Compras e Operações, para atividades/eventos de implementação de projetos e garantir a conformidade com os Procedimentos Operacionais Padrão (POP) da organização.
• Auxiliar no planejamento, logística e gestão de reuniões, workshops e treinamentos, sendo responsável por redigir e divulgar as atas das reuniões.
• Configurar, manter e atualizar o sistema de arquivamento para incluir documentos do projeto, planos de trabalho, relatórios do projeto, atualizações do projeto e outros documentos relacionados. Manter e distribuir os materiais do projeto conforme apropriado ou conforme orientação da equipe sênior do projeto.
• Auxiliar os membros da equipe técnica na preparação de relatórios de projeto rotineiros e pontuais, como atualizações semanais, planos de trabalho anuais, etc.
• Responsável por coordenar as autorizações de viagem e garantir que os relatórios de despesas de viagem dos funcionários sejam preenchidos e enviados dentro do prazo.
• Coordenar com o EpiC GHS e o ES para garantir o envio oportuno dos TAs e TERs.
• Responsável por monitorar a utilização dos serviços de consultoria da equipe técnica e garantir a conformidade com as normas de consultoria.
• Executar outras tarefas conforme solicitado.

Requisitos obrigatórios:

• Licenciatura em administração de empresas, saúde pública ou área afim.
• Mínimo de 3 anos de experiência relevante na área administrativa.
• Preferencialmente, possuir experiência prévia de trabalho em programas financiados pelo Departamento de Estado/FAO.
• Conhecimento prático de softwares de escritório, incluindo Word, Excel e PowerPoint.
• Deve ser uma pessoa organizada, proativa e atenta aos detalhes.
• Capacidade de gerenciar e concluir inúmeras tarefas com alto grau de organização e recursos limitados.
• É imprescindível possuir excelentes habilidades de comunicação e domínio das línguas portuguesa e inglesa, tanto na escrita quanto na fala.
• Experiência em identificar proativamente riscos, lidar com problemas e comunicá-los adequadamente à equipe do projeto e ao escritório do país, conforme necessário.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe.
• Capacidade de cumprir prazos com grande atenção à consistência, aos detalhes e à qualidade.
• Disponibilidade para viajar dentro do país, se necessário.