Recepcionista/Assistente Administrativo (IOM)

Descrição da Vaga

Sob a supervisão geral do Oficial de RH, em estreita coordenação com o Oficial de Gestão de Recursos e supervisão direta do Assistente Sênior de RH, o titular executa a Recepção e outras tarefas administrativas para a Missão da OIM Moçambique em Maputo.

RESPONSABILIDADES DO RECEPCIONISTA/ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

1. Executar tarefas de recepção:
   1. Receber visitantes na organização, averiguar o objetivo da visita e encaminhar à pessoa ou entidade procurada;
   2. Atender chamadas, fornecer informações relevantes (de quem liga ou de quem visita) e encaminhar as chamadas telefônicas imediatamente para a equipe responsável. Responder a consultas de rotina e manter registro de chamadas e visitas importantes, incluindo anotar e retransmitir mensagens sobre quaisquer chamadas recebidas para a equipe responsável.
   3. Receber, filtrar e garantir que todos os e-mails/faxes recebidos e enviados da OIM sejam entregues em tempo hábil.
   4. Manter e atualizar registros de números de telefone de agências da ONU, escritórios governamentais, embaixadas, ONGs e outras partes que tenham relações estreitas com a OIM.
   5. Atualizar a lista telefônica da OIM Moçambique.
   6. Manter a área de recepção e a sala de reuniões limpas e organizadas.
   7. Responsável pelas reservas e arranjos da sala de reuniões.
   8. Informe imediatamente à Segurança e à gerência se receber uma ameaça, chamada ou visita indesejada.
   9. Reconheça fornecedores, bolsistas, beneficiários da OIM e técnicos relevantes como visitantes.
   10. Distribuir a caixa de correio da OIM Maputo aos colegas relevantes.
2. Atuar como ponto focal do processo de solicitação do Cartão de Identificação da ONU para todos os membros da equipe, coordenar com o ponto focal do UNDSS, garantir que todos os membros da equipe tenham um Cartão de Identificação da ONU válido e manter a planilha de rastreamento atualizada e precisa do Cartão de Identificação da ONU para relatório mensal ao RMO.
3. Administrar o pagamento de contas mensais de escritório, incluindo, mas não se limitando a contas telefônicas, jornais, água potável, contas de remessa (DHL), lanches para reuniões, material de escritório e controle de pragas.
4. Manter um sistema de preenchimento eficaz relacionado às tarefas.
5. Executar quaisquer outras tarefas que lhe sejam atribuídas.

QUALIFICAÇÕES DO RECEPCIONISTA/ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Educação:

• Bacharelado em administração de empresas/escritório, relações públicas, gestão ou secretariado, de instituição acadêmica credenciada, com pelo menos um ano de experiência profissional relevante, ou
• Ensino médio completo em instituição acadêmica credenciada, com três anos de experiência profissional relevante.

Universidades credenciadas são aquelas listadas no Banco de Dados Mundial de Educação Superior da UNESCO.

Experiência:

• Tem experiência como Recepcionista/Recepcionista e/ou outra experiência relacionada em/Secretária/Telefonista.
• Tem experiência anterior com procedimentos administrativos e de escritório.
• Ter experiência anterior de trabalho em organizações internacionais, agências da ONU é uma vantagem.

Habilidades do Recepcionista/Assistente Administrativo:

• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
• Conhecimento dos princípios e práticas de atendimento ao cliente.
• Orientado ao atendimento ao cliente, educado e cortês, independentemente da situação, tem a capacidade de lidar calmamente com clientes ou visitantes difíceis e tem a capacidade de manter a calma sob pressão.
• Competência em aplicativos MS (MS Word, Excel, Outlook) e aplicativos de software relevantes, incluindo a capacidade de trabalhar com sistemas de telecomunicações (telefones, aparelhos de fax, centrais telefônicas etc.).
• Excelentes habilidades interpessoais.
• Tem boa iniciativa, atenção aos detalhes e é capaz de cumprir prazos.
• Eficiência e excelentes habilidades organizacionais.
• Tem a capacidade de equilibrar demandas conflitantes.
• Um compromisso e conhecimento da organização e do seu trabalho.
• Uma aparência elegante e elegante.

Familiaridade com o ambiente de trabalho da OIM é uma vantagem distinta

Idiomas:

• Fluência em inglês e português.

Os idiomas oficiais da OIM são inglês, francês e espanhol.

A proficiência no(s) idioma(s) exigido(s) será avaliada especificamente durante o processo de seleção, que pode incluir avaliações escritas e/ou orais.

Competências necessárias

O quadro de competências da OIM pode ser encontrado neste link . As competências serão avaliadas durante o processo de seleção.

Valores – todos os membros da equipe da OIM devem respeitar e demonstrar estes três valores:

• Inclusão e respeito à diversidade: Respeita e promove as diferenças individuais e culturais. Incentiva a diversidade e a inclusão.
• Integridade e transparência: mantém altos padrões éticos e age de maneira consistente com os princípios/regras e padrões de conduta da organização.
• Profissionalismo: Demonstra capacidade de trabalhar de forma composta, competente e comprometida e exerce julgamento cuidadoso ao enfrentar os desafios do dia a dia.
• Coragem: Demonstra disposição de tomar posição em questões importantes.
• Empatia: Demonstra compaixão pelos outros, faz com que as pessoas se sintam seguras, respeitadas e tratadas de forma justa.

Competências Essenciais – indicadores comportamentais (Nível 1):

• Trabalho em equipe: desenvolve e promove colaboração eficaz dentro e entre unidades para atingir objetivos compartilhados e otimizar resultados.
• Entrega de resultados: Produz e entrega resultados de qualidade, de forma orientada ao serviço e em tempo hábil. É orientado à ação e comprometido em alcançar os resultados acordados.
• Gerenciar e compartilhar conhecimento: Busca continuamente aprender, compartilhar conhecimento e inovar.
• Responsabilidade: assume a responsabilidade por atingir as prioridades da organização e pelas próprias ações e pelo trabalho delegado.
• Comunicação: Incentiva e contribui para uma comunicação clara e aberta. Explica assuntos complexos de forma informativa, inspiradora e motivadora.

Competências Gerenciais – indicadores comportamentais (Nível 1) (aplicável somente se o cargo for com subordinados diretos):

• Liderança: Proporciona um claro senso de direção, lidera pelo exemplo e demonstra capacidade de concretizar a visão da organização. Auxilia outros a concretizar e desenvolver seu potencial de liderança e profissional.
• Empoderar os outros: Cria um ambiente propício onde os funcionários podem contribuir com o seu melhor e desenvolver seu potencial.
• Construindo confiança: promove valores compartilhados e cria uma atmosfera de confiança e honestidade.
• Pensamento e visão estratégicos: trabalha estrategicamente para concretizar os objetivos da organização e comunica uma direção estratégica clara.
• Humildade: Lidera com humildade e demonstra abertura para reconhecer as próprias deficiências.