Supervisora de Gestão de Escritório (FNB)

Descrição da Vaga

Supervisora de Gestão de Escritório – FNB

Garantir a gestão integrada, eficiente e sustentável da estrutura do escritório e dos serviços administrativos do Banco, assegurando condições adequadas de funcionamento, controlo de custos, optimização de recursos e elevados níveis de serviço. A função é responsável pela coordenação da frota, motoristas, economato, correspondência, infraestrutura do escritório e serviços gerais, em conformidade com as políticas internas, requisitos regulatórios e padrões operacionais do FNB Moçambique.

Principais Responsabilidades
Gestão da Infraestrutura do Escritório e Facilities

• Gerir a infraestrutura física do escritório, assegurando condições adequadas de funcionamento, segurança e conforto.
• Coordenar manutenção preventiva e correctiva de instalações, mobiliário, equipamentos e sistemas de apoio.
• Garantir a correcta organização dos espaços de trabalho, salas de reunião, áreas comuns e arquivos.
• Coordenar fornecedores de serviços gerais (limpeza, manutenção, segurança, utilities), assegurando cumprimento de contratos e SLA’s.
• Apoiar iniciativas de melhoria do ambiente de trabalho, eficiência energética e sustentabilidade.

Gestão de Serviços Administrativos

• Coordenar os serviços administrativos de apoio às diversas áreas do Banco.
• Assegurar a padronização de processos administrativos e melhoria contínua.
• Garantir níveis adequados de serviço, eficiência operacional e cumprimento de prazos.

Gestão de Frota e Motoristas

• Gerir a frota automóvel do Banco, assegurando manutenção preventiva e correctiva, seguros, licenças, inspeções e documentação legal.
• Controlar a utilização das viaturas, consumo de combustível, quilometragem e custos associados.
• Implementar controlos para uso eficiente e seguro das viaturas.
• Supervisionar e gerir a equipa de motoristas, incluindo escalas, desempenho, assiduidade, disciplina e formação.

Gestão de Economato, Activos e Inventários

• Planear, controlar e assegurar a reposição de material de economato, consumíveis e pequenos activos.
• Gerir inventários físicos e sistémicos, garantindo rastreabilidade e controlo.
• Implementar medidas de optimização de custos e redução de desperdícios.

Gestão de Correspondência, Registos e Arquivo

• Supervisionar a recepção, registo, distribuição, arquivo e envio de correspondência interna e externa.
• Assegurar confidencialidade da informação e cumprimento de prazos legais e internos.
• Coordenar a gestão documental e arquivos físicos.

Orçamentação, Relatórios e Controlos

• Elaborar e acompanhar o orçamento da área de gestão de escritório e serviços gerais.
• Monitorar custos administrativos, identificando desvios e oportunidades de eficiência.
• Preparar relatórios periódicos de desempenho operacional e financeiro.
• Assegurar a implementação de controlos internos eficazes.

Governação, Risco e Compliance

• Garantir conformidade com políticas internas, normas de procurement, HSE e requisitos regulatórios.
• Identificar riscos operacionais associados aos serviços administrativos e propor medidas de mitigação.
• Apoiar auditorias internas e externas, assegurando resolução de achados.

Gestão de Pessoas e Liderança

• Liderar, supervisionar e desenvolver a equipa sob sua responsabilidade.
• Definir objectivos, acompanhar desempenho e promover planos de desenvolvimento.
• Assegurar disciplina operacional, ética e alinhamento com a cultura e valores do Banco.

Gestão de Stakeholders e Fornecedores

• Actuar como ponto focal para fornecedores de serviços administrativos e facilities.
• Assegurar relações eficazes com stakeholders internos, respondendo às necessidades das áreas de negócio.
• Apoiar processos de procurement e renegociação de contratos.

Requisitos
Qualificações

• Licenciatura em Administração, Gestão, Logística, Facilities Management, Gestão de Empresas ou áreas afins.

Experiência

• 5 anos de experiência em gestão de escritório, serviços gerais, facilities ou funções administrativas similares.
• Experiência comprovada em supervisão de equipas operacionais.
• Experiência em ambiente corporativo estruturado; experiência em banca ou sector financeiro será uma vantagem.

Competências Técnicas

• Conhecimentos sólidos de gestão administrativa, facilities e frota.
• Experiência em controlo orçamental e gestão de custos.
• Capacidade de elaboração de relatórios e análise de dados.
• Domínio de Microsoft Office (Excel avançado será uma vantagem).