Assistente Administrativo (TJO) – ONU

Descrição da Vaga

Esta vaga está localizada no Escritório do Alto Comissariado das Nações Unidas para os Direitos Humanos (ACNUDH), em Pemba, Moçambique. O Assistente Administrativo (TJO) se reporta ao(à) Chefe do Escritório ou a pessoa designada por ele(a).

Principais responsabilidades Responsabilidades

Dentro da autoridade delegada, o Assistente Administrativo será responsável pelas seguintes funções:

Gestão de Recursos Humanos

• Inicia, revisa, processa e acompanha ações relacionadas à administração das atividades de recursos humanos da unidade, como recrutamento de pessoal e consultores, realocação, desligamento de funcionários, treinamento etc., garantindo a aplicação consistente das normas e procedimentos da ONU.

• Monitora o quadro de pessoal e prepara dados/gráficos estatísticos relevantes. Orçamento e Finanças • Auxilia na preparação e revisão de propostas/requisitos financeiros e de recursos humanos.

• Acompanha as despesas e compara com o orçamento aprovado; prepara ajustes quando necessário.

• Coordena com outros funcionários de finanças e orçamento questões relacionadas durante a preparação de relatórios orçamentários. Administração Geral

• Redige correspondências de rotina para responder a consultas sobre assuntos administrativos, de auditoria financeira e de pessoal relevantes. • Coordena-se amplamente com as unidades de serviço e mantém contato frequente com membros da equipe interna.

• Executa outras tarefas administrativas relacionadas, conforme necessário: digitalização, cópia, encadernação, reserva de salas de reunião, programa de viagens operacionais; planejamento de espaço físico; identificação de necessidades de tecnologia de escritório e manutenção de equipamentos, softwares e sistemas; • Organiza e coordena eventos, seminários, conferências e traduções.

• Atua como responsável pelo caixa pequeno da equipe de campo.

• Responsável por orientar, treinar e supervisionar o trabalho de funcionários de nível júnior do Serviço Geral. Administração de Contratos/Compras

• Fornece coordenação operacional e serviços administrativos em Umoja, para apoiar projetos e atividades de compras, seguindo os processos padrão; emite solicitações de bens, serviços e contratação de consultores/prestadores de serviços individuais.

• Analisa e prepara os requisitos, o escopo do trabalho e as especificações de bens e serviços, bem como a documentação necessária, em consulta com as partes interessadas relevantes. • Coordena a administração diária dos contratos entre a ONU e prestadores de serviços externos para bens e serviços.

• Mantém arquivos internos e documentação relevante para atividades de compras.

• Inspeciona e recebe bens/serviços, conferindo-os com a ordem de compra e as faturas fornecidas pelo prestador de serviços, e realiza atividades de gestão de ativos.

• Processa o pagamento das faturas dos prestadores de serviços e monitora os pagamentos após o recebimento e a execução satisfatórios. Administração de Viagens

• Atua como ponto focal para Umoja como Administrador de Viagens da equipe de campo, conforme necessário.

• PROFISSIONALISMO: Capacidade de desempenhar uma ampla gama de funções administrativas, como orçamento/programa de trabalho, recursos humanos, gestão de bases de dados, etc. Capacidade de aplicar o conhecimento de diversas normas e regulamentos administrativos, financeiros e de recursos humanos das Nações Unidas em situações de trabalho. Demonstra orgulho no trabalho e nas conquistas; demonstra competência profissional e domínio da matéria; é consciencioso e eficiente no cumprimento de compromissos, no respeito a prazos e na obtenção de resultados;

é motivado por preocupações profissionais, e não pessoais; demonstra persistência ao enfrentar problemas ou desafios difíceis; mantém a calma em situações de stress; compromisso com a implementação do objetivo da igualdade de género, assegurando a participação igualitária e o pleno envolvimento de mulheres e homens em todos os aspetos do trabalho.

• ORIENTAÇÃO PARA O CLIENTE: Considera todos aqueles a quem os serviços são prestados como “clientes” e procura compreender as coisas do ponto de vista dos clientes; estabelece e mantém parcerias produtivas com os clientes, conquistando a sua confiança e respeito; identifica as necessidades dos clientes e relaciona-as com as soluções adequadas; monitoriza os desenvolvimentos em curso dentro e fora do ambiente dos clientes para se manter informado e antecipar problemas; mantém os clientes informados sobre o progresso ou os contratempos nos projetos;

• PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO: Desenvolve metas claras que sejam consistentes com as estratégias acordadas; identifica atividades e tarefas prioritárias; ajusta as prioridades conforme necessário; aloca tempo e recursos adequados para a conclusão do trabalho; prevê riscos e considera contingências no planejamento; monitora e ajusta planos e ações conforme necessário; utiliza o tempo de forma eficiente.

Educação 

É necessário possuir diploma de ensino médio ou equivalente. Qualificações adicionais, como certificado ou diploma em administração de empresas ou área relacionada, serão consideradas uma vantagem.

Experiência profissional

É necessário um mínimo de sete (7) anos de experiência progressivamente responsável em serviços administrativos, finanças, contabilidade, auditoria, recursos humanos ou áreas afins. O requisito mínimo de experiência relevante é reduzido para cinco (5) anos para candidatos que possuam um diploma universitário de primeiro nível ou superior. Experiência de trabalho com um sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), como o Umoja ou similar, é desejável. Experiência de trabalho com as Nações Unidas ou organização internacional similar também é desejável.